文章來源：審計(jì)之家

 

“我只是覺得蓋章流程太麻煩，就自己刻了一枚”

"真的只蓋了3份合同，我發(fā)誓絕對沒有用于其他地方…”

數(shù)年前，團(tuán)隊(duì)某次審計(jì)發(fā)現(xiàn)某崗位私刻公章后，其惶恐解釋的場面猶在眼前。

公章身形雖小，卻代表著單位的正式的話語權(quán)，關(guān)乎合同效力、權(quán)益歸屬，自然也是老板們重點(diǎn)盯防的風(fēng)控核心。這些年，各類爭奪公章的案例被各路媒體頻頻報(bào)道，小伙伴們一定有所耳聞。

但在審計(jì)實(shí)務(wù)中，我們總能發(fā)現(xiàn)，不少單位的公章管理形同虛設(shè)，私自用章、空白頁蓋章、電子印章濫用等問題頻發(fā)，輕則引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛，重則滋生舞弊犯罪，可謂給各類單位埋下重大隱患。

結(jié)合這些年的審計(jì)實(shí)戰(zhàn)經(jīng)歷，梳理出公章管理相關(guān)的 16 個典型問題，小伙伴們們可參考對照自查。

一、印章存放與基礎(chǔ)管控類

1. 實(shí)物存放失控，隨意擺放無管控

這個問題，想必不少小伙伴都見過這個場景，某些單位公章放在普通未上鎖抽屜，有的甚至隨意放在桌上，誰去了自己動手蓋就行，這可謂是最基礎(chǔ)也最要命的問題。有的保管人下班時隨手將公章帶回家，無需申請，也不用登記。

要知道，一旦公章落入他人之手，極易被用于虛假合同、擔(dān)保等違規(guī)行為。審計(jì)要重點(diǎn)核查：公章存放地點(diǎn)是否固定、是否配備專用保險(xiǎn)柜、保管人是否專人負(fù)責(zé)，鑰匙 / 密碼是否有效管理（某些管理嚴(yán)格的單位須二人方可開啟）。

2. 多人共管卻無制衡，責(zé)任懸空

接著上一個問題提到的多人共同管理的事兒，某些單位為規(guī)避一人獨(dú)管風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)置多人共管公章，但實(shí)際執(zhí)行中變成誰都能管、誰都不負(fù)責(zé)。比如公章保險(xiǎn)柜兩把鑰匙分屬兩人，卻可單獨(dú)借用鑰匙接觸公章；或?qū)徟c保管崗位交叉授權(quán)，缺乏復(fù)核機(jī)制。

審計(jì)曾查出，某單位A、B兩人共管公章，A單獨(dú)借走鑰匙蓋章后偽造擔(dān)保文件，事后雙方互相推諉責(zé)任。審計(jì)需核查共管崗位的權(quán)責(zé)劃分、鑰匙 / 密碼的使用登記，確認(rèn)是否存在制衡漏洞。

3. 緊急用章流程缺失，臨時操作無規(guī)范

夜間、節(jié)假日等非工作時段的緊急用章需求，往往成為管控盲區(qū)。部分單位無緊急用章審批流程，僅靠口頭請示領(lǐng)導(dǎo)就蓋章；或由值班人員代蓋，無專人復(fù)核、無事后補(bǔ)充記錄。

比如節(jié)假日突發(fā)合作簽約需求，業(yè)務(wù)人員直接電話聯(lián)系印章管理人員（因其住所較遠(yuǎn)，直接告知業(yè)務(wù)人員印章保險(xiǎn)柜密碼，由其自行蓋章），后續(xù)發(fā)現(xiàn)合同條款與經(jīng)線上審批的文本不一致，導(dǎo)致單位權(quán)益受損。審計(jì)重點(diǎn)關(guān)注：是否制定緊急用章專項(xiàng)流程、是否有雙人復(fù)核要求、事后是否在規(guī)定時限內(nèi)補(bǔ)全審批手續(xù)。

4. 異地用章管控空白，總公司失能

集團(tuán)型企業(yè)的分公司、項(xiàng)目部等異地機(jī)構(gòu)用章，常出現(xiàn) “天高皇帝遠(yuǎn)” 的失控局面。部分單位未對異地公章制定專項(xiàng)管理規(guī)則，異地用章無臺賬、無有效審批，甚至存在異地機(jī)構(gòu)為圖方便私刻公章的情況。

審計(jì)發(fā)現(xiàn)，某建筑企業(yè)項(xiàng)目部為方便施工，私刻公司公章用于材料采購，總公司半年后才察覺，已引發(fā)多起貨款糾紛。審計(jì)需核查異地公章真?zhèn)魏蛡浒傅怯洝⒂谜屡_賬上報(bào)機(jī)制、總公司定期抽查記錄，確認(rèn)異地用章不脫離管控。

二、用章審批與使用類

5. 用章審批流于形式，先蓋章后補(bǔ)批成常態(tài)

某些單位雖有審批流程，但實(shí)際執(zhí)行中完全走樣。要么是領(lǐng)導(dǎo)口頭同意就蓋章，事后補(bǔ)審批；要么是審批單僅寫 “用章”，不附具體文件，審批人根本不清楚用章內(nèi)容。

審計(jì)時只需比對用章臺賬與審批文件，就能發(fā)現(xiàn)大量 “審批滯后”“無文件審批” 的情況。須不知，這類問題往往為虛假交易、違規(guī)擔(dān)保打開方便之門。

6. 私自用章藏隱患，無記錄無追溯

個別員工利用保管或接觸公章的便利，私下為個人或外部單位蓋章。比如審計(jì)曾查出，行政人員私下為朋友蓋了公司公章的收入證明，后續(xù)引發(fā)勞動糾紛；業(yè)務(wù)人員未經(jīng)審批，私自蓋合同承接項(xiàng)目，造成公司損失。

審計(jì)需重點(diǎn)核查：用章臺賬與實(shí)際用章文件是否一一對應(yīng)，反向抽查合同、證明等文件的用章痕跡，結(jié)合監(jiān)控記錄排查異常用章行為。

7. 公章擅自外帶，全程無監(jiān)管

因業(yè)務(wù)需要外帶公章時，未履行嚴(yán)格的外帶審批手續(xù)，也無專人陪同。有的員工將公章帶往異地談判，隨意放在行李箱；更有甚者，外帶期間將公章交由他人保管，完全失控。

審計(jì)要關(guān)注：印章外帶借出審批單是否明確外帶時間、用途、陪同人員，返回后是否及時核銷，有無外帶期間的用章記錄佐證。

8. 空白頁蓋章泛濫，后續(xù)用途難管控

為圖方便，部分單位會提前在空白紙張、空白合同上蓋章，后續(xù)按需填寫內(nèi)容。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，這類空白蓋章文件極易被篡改，用于虛假交易、債務(wù)確認(rèn)等違規(guī)場景，且難以追溯責(zé)任。

如發(fā)現(xiàn)此類嫌疑或收到舉報(bào)，審計(jì)要有限調(diào)取監(jiān)控記錄，訪談舉報(bào)人或周遭人員，并基于獲取的信息與當(dāng)事人正式談話，明確告知風(fēng)險(xiǎn)與責(zé)任，核對空白蓋章文件的最終去向，確認(rèn)是否存在未收回、未銷毀的情況。

9. 公章外借無管控，淪為他人工具

未經(jīng)嚴(yán)格審批，將公章外借給關(guān)聯(lián)公司、合作單位甚至個人使用。有的單位，特別是中小企業(yè)，為幫朋友忙，隨意外借公章，后續(xù)被用于違規(guī)擔(dān)保、虛假合同，給公司帶來巨額損失。

審計(jì)關(guān)注：外借審批流程、外借期間的用章監(jiān)管、外借公章的歸還核銷，核查是否存在外借后濫用的情況。

三、臺賬與交接類

10. 用章臺賬不完整，追溯鏈條斷裂

用章臺賬是核心追溯依據(jù)，但不少單位的臺賬形同虛設(shè)：要么不記錄用章內(nèi)容，只寫用章 1 次；要么漏記、補(bǔ)記，甚至無臺賬。

一旦出現(xiàn)問題，無法通過臺賬核查用章時間、用章人、用章用途，責(zé)任認(rèn)定陷入僵局。審計(jì)需核對臺賬與實(shí)際用章文件、審批記錄，核查臺賬的完整性和真實(shí)性。

11. 公章交接不規(guī)范，責(zé)任劃分不清

人員離職、崗位調(diào)整時，公章交接無書面記錄，僅口頭交接；或交接記錄不明確，未注明公章數(shù)量、狀態(tài)，甚至遺漏廢舊公章。

有審計(jì)伙伴就曾遇到過，前任保管人離職時未交接廢舊公章，后續(xù)被其利用蓋虛假文件。交接環(huán)節(jié)需重點(diǎn)查：交接清單、雙方簽字、監(jiān)交人在場情況，確保交接全程留痕。

12. 廢舊公章未處置，流散在外有風(fēng)險(xiǎn)

公司注銷、變更名稱后，廢舊公章未按規(guī)定銷毀或封存，而是隨意丟棄、由個人保管，甚至被他人取得后濫用。

審計(jì)發(fā)現(xiàn)，部分單位的廢舊公章隨意扔在角落，無人管理。這類公章雖已失效，但外部人員難以辨別，易引發(fā)法律糾紛。審計(jì)需核查廢舊公章的登記、審批銷毀記錄，確認(rèn)是否按規(guī)定交由公安部門或指定機(jī)構(gòu)處置。

四、電子印章專屬類

13. 電子印章權(quán)限混亂，操作無痕跡

近幾年，隨著電子印章逐步推廣，新型問題也在出現(xiàn)。審計(jì)就有發(fā)現(xiàn)，部分單位電子印章權(quán)限設(shè)置不合理，多人共享電子印章賬號，離職人員未及時注銷權(quán)限；電子印章隨意導(dǎo)出，脫離系統(tǒng)管控。

更有甚者，電子印章操作日志缺失，無法追溯用章行為。審計(jì)需查：電子印章賬號與權(quán)限清單、操作日志、離職人員權(quán)限注銷記錄，核查電子印章的管理和使用安全。

14. 電子印章濫用，導(dǎo)出后無管控

有的員工將印章制作導(dǎo)出為特定圖片格式，存放在個人電腦或手機(jī)中，未經(jīng)審批就用于電子文件；甚至將電子印章圖片發(fā)給他人，造成濫用。

這類行為打破了電子印章的系統(tǒng)監(jiān)管，風(fēng)險(xiǎn)不亞于實(shí)物公章失控。審計(jì)需通過 對比電子印章系統(tǒng)日志與使用記錄、用章申請記錄，用章文件，核查不匹配的情況。

15. 電子印章與實(shí)物印章銜接混亂，效力存爭議

部分單位未明確電子印章與實(shí)物印章的適用范圍，同一業(yè)務(wù)既蓋電子章又蓋實(shí)物章，或重要合同用電子章、普通文件用實(shí)物章的規(guī)則模糊；甚至出現(xiàn)電子印章與實(shí)物印章用章記錄不互通的情況。

如，某公司一份合同同時存在電子和實(shí)物兩個印章版本，后續(xù)引發(fā)合作方對合同效力糾紛。審計(jì)需核查：電子與實(shí)物印章的使用范圍劃分制度、兩類印章的用章記錄聯(lián)動機(jī)制、電子印章的法律效力備案情況。

五、監(jiān)督問責(zé)類

16. 監(jiān)督問責(zé)缺位，問題屢改屢犯

一些單位未明確印章管理規(guī)范，也缺乏對印章管理的常態(tài)化監(jiān)督，僅在出現(xiàn)問題后才追溯；對違規(guī)用章行為，多以口頭批評了事，從不嚴(yán)肅問責(zé)。

如此一來，自然導(dǎo)致員工對公章管理缺乏敬畏心，問題反復(fù)出現(xiàn)。審計(jì)要關(guān)注：是否建立印章管理制度，定期檢查機(jī)制，違規(guī)用章后是否有明確的問責(zé)記錄，整改措施是否落地。

文末想說，公章管理的實(shí)質(zhì)不是管章，而是管人、管流程。

從審計(jì)視角看，公章管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)貫穿于存放、審批、使用、交接、銷毀全流程，還覆蓋實(shí)物與電子雙維度、總部與異地多場景，任何一個環(huán)節(jié)的疏漏，都可能引發(fā)系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)。

在此，建議各單位審計(jì)伙伴結(jié)合這 16 個典型問題，適時地開展專項(xiàng)審計(jì)，推動建立專人保管、嚴(yán)格審批、全程留痕、持續(xù)監(jiān)督的閉環(huán)管控機(jī)制，守住企業(yè)的 印章安全底線。